外貿書信寫作原則
1.單詞：使用日常詞匯；使用簡短詞匯；使用具體的單詞
eg.（1）（含糊） We will make payment soon.
（具體） We will make payment on June 25.
（2）（深澀）You may peruse the contract and find the solution.
（簡易）You may read the contract and find the solution.
2.句子方面：多用單詞，少用短語或從句；使用主動語態及人稱主語；盡量使用簡短的句子
eg.（1）（含介詞、名詞短語）In the event that you speak to Mr.Wood in regard to production, ask him to give consideration to the delivery schedule.
（以介詞、動詞代替短語）If you speak to Mr.Wood about production, ask him to consider the delivery schedule.
3.段落安排方面：段落不要太長；段落重點根據所傳送信息的性質安排；和句子的長短相同；一個段落，一個主題原則，若僅敘述與主題有關的事項，通常應該不會超出7-9行的上限
4.語氣的使用：語氣可以是正式和非正式的；可以是肯定和否定的；可以是說服性的和幽默的；還可以是爭辯性的。每一種語氣有其不同用法，但是在使用否定和爭辯語氣時需特別注意。語氣是讓你的書信適合讀者的需要和水平的一種方法。如，寫信給權威機構是，需使用正式語氣。
eg.（1）（較差） You claim that we did not enclose all the parts in your order...
（較好） We regret ann delays in your production caused by missing parts in your order...
5.以“肯定”的說法代替“否定”的表達，具體書寫時應：盡量少的向對方說“No”，如辦不到，也可以委婉的表示；強調事情積極的方面；避免使用過多否定意義的詞，有時可用不帶“No”的詞來代替否定的含義
eg.（1）We are sorry that we cannot ship the goods until September 8.
（2）We are happy to tell you we may ship the goods after September 8.
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