BEC考官教你商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作 第五章正式和清晰：Unit 1 達(dá)到正式的效果

第五章 正式和清晰
本書(shū)的第3章和第4漲講述了商業(yè)書(shū)信和商業(yè)報(bào)告，從中我們了解到它們的定義、格式和規(guī)范用語(yǔ)及大量的范文。實(shí)際上，商務(wù)書(shū)信和商務(wù)報(bào)告都是正式文書(shū)。那么什么是正式的書(shū)信和報(bào)告呢？ 怎樣才能使一封書(shū)信或一篇報(bào)告變成正式的呢？怎么寫(xiě)才能清晰地表達(dá)作者的意思？這一張將讓讀者從正式度和清晰度兩個(gè)方面加深對(duì)商務(wù)心寒和報(bào)告的了解。Unit 1 達(dá)到正式的效果
一篇文章可以在正式和非正式之間移動(dòng)，關(guān)鍵在于作者如何選詞、如何使用不同的語(yǔ)態(tài)，以及選擇不同的詞匯來(lái)表達(dá)。在商務(wù)報(bào)告和商務(wù)書(shū)信中你經(jīng)常可以找到下面幾個(gè)特點(diǎn)，它們的出現(xiàn)使得文章變得非常正式。
+沒(méi)有縮寫(xiě)
+積極的語(yǔ)氣
+被動(dòng)語(yǔ)態(tài)
+無(wú)主語(yǔ)
+正式詞語(yǔ)
+名詞短語(yǔ)
+沒(méi)有縮寫(xiě)形式
在正式書(shū)信和商務(wù)報(bào)告中的寫(xiě)作中，縮寫(xiě)形式出現(xiàn)在文章中會(huì)使文章顯得不正式，比如：can‘t， aren't 和won't 就比cannot，are not 和 will not 顯得不正式.

+積極的語(yǔ)氣
我們?cè)趧?dòng)筆之前一定要考慮誰(shuí)是你的讀者，你了解這位讀者嗎,他對(duì)你是茂盛的還是熟悉的。因?yàn)椴煌念A(yù)期會(huì)給讀者帶來(lái)不同的感受。這樣的例子很多。
同樣一個(gè)短語(yǔ) as soon as possible 在不同的語(yǔ)氣下回產(chǎn)生不同的效果。比如，如果你在信中要求對(duì)方為你完成一項(xiàng)他們正常職責(zé)之外的工作，那么你就應(yīng)該寫(xiě)成：when it is convenient 而不是as soon as possible. 而如果你是在寫(xiě)一封申請(qǐng)面試機(jī)會(huì)的信，你就應(yīng)該寫(xiě)成： I would be able to come for an interview whenever it is convenient to you, 而不要寫(xiě)成 I can come for an interview as soon as possible。與此相對(duì)的是，如果有人簽了你的錢(qián)或者別人應(yīng)該為你做他們職責(zé)之內(nèi)的事，這時(shí)你可以很自然地寫(xiě)道： I look forward to receiving your payment as soon as possible 或 I look forward to hearing from your as soon as possible。
如果你對(duì)這位讀者完全不了解，那么你應(yīng)該將文章寫(xiě)的正式些。在寫(xiě)正是文書(shū)時(shí)，最好用積極的語(yǔ)言，即使是要向?qū)Ψ交貓?bào)壞消息。如果no,we do not, I refuse, stop, loss failure, problem, i am not prepared to 都會(huì)給對(duì)方帶來(lái)一種負(fù)面的態(tài)度，所以盡量避免使用。當(dāng)確實(shí)要向?qū)Ψ奖磉_(dá)不好的消息時(shí)，比如你不能向?qū)Ψ劫r付一定金額時(shí)，你可以通過(guò)以下幾種方法舒緩你的負(fù)面語(yǔ)氣：
1. 表示理解對(duì)方的處境并對(duì)對(duì)方所處的困境表示同情：強(qiáng)調(diào)你能給對(duì)方做什么，而不是你做不到什么．
2.多留積極消息，少留負(fù)面消息．比如：事實(shí)上是你們公司不能對(duì)訂貨少于10箱的單位發(fā)貨，為了表達(dá)同樣的信息，你可以用積極和消極的兩種態(tài)度來(lái)寫(xiě)：
a．We cannot supply in packers of less than ten..(NEGATIVE)
b.To keep packaging costs down and to help our customers save on postage, we supply in packs of ten or more(POSITIVE)
比較而言，第二種寫(xiě)法，也就是積極語(yǔ)氣的寫(xiě)法不僅把事實(shí)交代清楚，而且還站在對(duì)方的立場(chǎng)上說(shuō)話(huà)，使讀者不得不接受這個(gè)事實(shí)。
無(wú)論是書(shū)信寫(xiě)作還是報(bào)告寫(xiě)作，作者都應(yīng)該記住在把握語(yǔ)氣時(shí)應(yīng)該禮貌和友好，而不應(yīng)該去激怒別人或用詞太過(guò)感情沖動(dòng)。
在寫(xiě)作中，尤其是投訴信中，使用威脅性的字眼，比如“legal action"，要特別慎重，因?yàn)槌悄阏娴拇蛩氵@么做，而且確實(shí)沒(méi)有別的辦法可想時(shí)才能這樣寫(xiě)。+被動(dòng)語(yǔ)態(tài)
文章的正式度可以通過(guò)將主動(dòng)語(yǔ)態(tài)轉(zhuǎn)化為被動(dòng)語(yǔ)態(tài)來(lái)實(shí)現(xiàn)。這樣做有兩個(gè)好處：
為了讓讀者感覺(jué)到這樣的說(shuō)法更客觀，作者可以使用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)表達(dá)出不帶感情色彩的觀點(diǎn)．
拋開(kāi)感情色彩后，被動(dòng)語(yǔ)態(tài)便能突出強(qiáng)調(diào)事物本身的過(guò)程或邏輯性．比如：I found from the interview that... 可以寫(xiě)成The findings are based on interviews...后者的寫(xiě)法不僅使行文顯得更正式，而且能讓讀者更加信服發(fā)現(xiàn)的事實(shí).+無(wú)主句
除了使用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)可以增強(qiáng)文章的正式度以外，無(wú)主句的使用也可以達(dá)到同樣的效果。我們經(jīng)常可以在正式報(bào)告中找到這樣的寫(xiě)法：It is important that... 和It would be advisable to...。像這樣的無(wú)主句非常有用，尤其是在作者提建議或者批評(píng)意見(jiàn)時(shí)。作者可以將觀點(diǎn)強(qiáng)有力地提出來(lái)而又不帶任何感情色彩。+正式詞語(yǔ)
對(duì)于英語(yǔ)學(xué)習(xí)進(jìn)入高階的同學(xué)來(lái)說(shuō)，應(yīng)該在記憶大最詞匯的同時(shí)對(duì)詞匯中標(biāo)出的formal和informal的字樣特別留心。因?yàn)樵谡叫藕蛨?bào)告的寫(xiě)作中是不應(yīng)該出現(xiàn)口語(yǔ)化的詞匯或不正規(guī)的單詞的。比如：really.OK.nice這樣的詞匯是口語(yǔ)化的，不能出現(xiàn)在正式寫(xiě)作文書(shū)中。還有一類(lèi)不能出現(xiàn)的就是動(dòng)詞短語(yǔ)，比如：look up。再比如： immediately 比straight away 要更顯得正是。
此外，詞根來(lái)源于拉丁一詞匯的單詞比非拉丁一詞匯的單詞要正式，比如terminate比end要正式。意思清晰的單詞比表達(dá)模糊的單詞要正規(guī)，比如method在表達(dá)“方法”的意思時(shí)比way要清晰，所以此時(shí)就應(yīng)選用methods。

+名詞詞語(yǔ)
英語(yǔ)寫(xiě)作還有一個(gè)習(xí)慣就是使用名詞或名詞組群，而并不傾向于使用單獨(dú)的動(dòng)詞或動(dòng)詞短語(yǔ)，因?yàn)檫@樣做可以使句子簡(jiǎn)潔明快，干凈利落。比如像這樣一句話(huà)： The staff feel deeply unhappy that management do not recognize their efforts 就可以非常簡(jiǎn)練地表達(dá)為： A key staff complaint is lack of recognition.
以上就是正式文書(shū)寫(xiě)作中出現(xiàn)的6個(gè)比較鮮明的特點(diǎn)。許多英語(yǔ)學(xué)習(xí)者在最初接觸這些概念時(shí)并不一定能馬上將這些條條框框轉(zhuǎn)化為自己可以運(yùn)用的東西，但是只有先建立最初的感性認(rèn)識(shí)，才能有助于你慢慢地去理解并最終將它們轉(zhuǎn)化為自己的知識(shí)，達(dá)到靈活運(yùn)用的境界。也只有這樣，你刁能寫(xiě)出行云流水式的好文章。

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